Как настроить группы и права доступа в Кайтене, ничего (и никого!) не потеряв по дороге


Настало время раз и навсегда разобраться с правами доступа и группами в Кайтене (по крайней мере, до нового обновления ;)

Для кого эта статья

  • Для тех, кто хочет познакомиться с системой прав доступа в Кайтене;
  • Для тех, кто хочет правильно настроить систему прав доступа, чтобы было безопасно;
  • Для тех, кто хочет убедиться, что использует оптимальные настройки системы прав доступа.

Знаете ли вы, сколько всего пространств создано внутри вашей вселенной компании? Если нет, то, возможно, у вас просто нет прав на просмотр всего списка (об этом расскажем ниже), и тогда вам придется поверить нам на слово - пространств может быть очень много! Впрочем, как и разных участников. А может быть и другая ситуация, когда у вас небольшая команда, и все охватить довольно легко. Но в любом случае, нужно сделать так, чтобы одни пространства были общедоступными, другие - личными, а третьи - пространствами командной работы.

Приглашение других людей на пространство

Давайте начнем с самого начала. Вы создаете себе аккаунт, и пока что доступ к первому пространству есть только у вас. А ещё вы теперь его администратор.

Это значит, что вы можете делать с ним все, что захотите (удалить, например). А если на вашем пространстве вам стало кого-то не хватать, вы легко можете добавить на него других людей. Это делается из меню справа. В выпадающем списке вы увидите список всех ваших коллег, а также поле для ввода почты на случай, если вы хотите пригласить кого-то извне (тех, кто ещё не зарегистрирован в Кайтене или кого-то из другой компании).

После добавления людей, выберите, кем они будут на вашем пространстве.

Здесь у вас три опции:

  1. Дать права администратора;
  2. Дать права редактора (который может совершать только безопасные действия: создать колонку он может, а удалить уже нет) или
  3. Дать права только на чтение (при этом можно оставлять комментарии к карточкам).

Учтите, новые участники вашего пространства тоже смогут приглашать на него других участников, если имеют доступ к функции “Приглашение пользователей”.

Доступ к общим разделам может быть у каждого!

Еще одна важная тема - доступ к разделам.

Чтобы попасть в меню разделов и функций надо сначала открыть меню слева:

А затем, чтобы увидеть доступные для конкретного человека разделы, надо из этого меню зайти в раздел “Участники” и выбрать его имя на самой первой вкладке “Пользователи” (на ней виден список всех участников и доступных каждому из них пространств и групп, про последних мы еще расскажем). Появится вот такой список:

Он открывает доступ к административным разделам самого Кайтена. Здесь можно точечно проставить людям галочки напротив нужных пунктов.

И если у вас компания маленькая, то возможно, это всё, что вам нужно. Добавить нескольких участников вручную, а затем открыть им нужные разделы - не столь частая операция.

Гибкая настройка прав доступа с помощью групп, для больших команд

Когда у вас большая компания, много пространств, а люди начинают приобретать схожие функции, то на помощь вам придут группы.

Представьте, что вам нужно добавить на пространство не одного человека, а 10 человек. По очереди их добавлять неудобно - как быть? Можно создать из них группу, и добавить на пространство уже ее. Это ускорит процесс организации доступа.

Группы может настроить тот, у кого есть права доступа к разделу “Участники” в меню разделов и функций слева. Первоначально такие права есть у самого первого пользователя Кайтена - владельца компании. Но для тех, кто раньше этого меню не видел - показываем:

То есть, например, есть группа “Марсиане”, в ней два участника - Маша и Паша, и на всю группу выданы права редактора к пространствам Фобос и Деймос. И есть группа “Космические пираты” - там Маша и Катя, имеющие доступ к пространствам Нептун и Плутон. По итогам Маша получит доступ к пространствам Фобос, Деймос, Нептун и Плутон.

Всю группу можно добавить на пространство, используя меню справа на самом пространстве. Просто вместо отдельного человека, вы теперь сможете выбирать всю группу, и точно так же решать, кем она будет: читателем, редактором или администратором. А еще роль группы можно поменять все в том же меню “Участники”, зайдя на вкладку “Группы”, выбрав нужную и перейдя на вкладку “Пространства”.

Все участники компании объединены в группу “Все участники компании”. Эта группа есть у всех компаний по умолчанию. Используйте эту группу, чтобы к какому-то пространству дать доступ сразу всем (это удобно, если нужно поделиться общей информацией).

А какие группы будут дальше - решать только вам. Вы можете создавать новые, добавлять в них людей и пространства, которые будут доступны участникам этой группы. Это делается в том же меню, которое показано на гифке выше.

Один человек может быть в нескольких группах, и тогда он получает максимум прав со всех этих групп.

Группе можно настроить не только доступ к пространству, но и доступ к разделам. Всё это делается на вкладке “Группы” раздела “Участники”. Просто нажмите на значок редактирования напротив названия группы, выберите вкладку “Права доступа” и проставьте галочки в нужные пункты.

Есть небольшой нюанс, касающийся сложения и вычитания прав. Попробуем объяснить на примере.

У нас есть Маша, у которой есть права к разделу “Типы карточек” и права администратора к пространству “Space1”; и есть группа “Марсиане”, у которой права в к разделу “Вехи”, и права редактора к пространствам “Space2” и ‘Space3’.

Если Машу добавить в группу Марсиан, то:

  • Маша получит дополнительные права к Вехам. То есть личные права к разделам складываются с групповыми (а если человек в нескольких группах, то он плучает максимум админских прав со всех групп). Теперь Маше доступны Вехи и Типы карточек;
  • Маша получит права редактора к пространствам Space2 и Space3, и останется администратором пространства Space1;
  • Если бы у группы Марсиане был доступ редактора к пространству Space1, то Маша, увы, понизила бы свои права администратора Space1 до редактора. О чем Кайтен обязательно предупредит.

Фух, пожалуй, это было самое сложное!

Чтобы все это понять (и простить!), просто попробуйте создать несколько групп, добавить в них коллег с разными правами, а затем на вкладке “Участники - Пользователи” посмотреть, что кто по итогам получил.

Частая практика - создавать группу “Администраторы”, куда можно добавить тех, кто готов взять управляющие функции общих пространств на себя. А самой группе давать права редактора или читателя. И будьте осторожны, если через группу происходит понижение прав одного из участников.

Права по умолчанию для новых пользователей

Важный момент!

Когда вы приглашаете в Кайтен нового человека, то права доступа, которые он получит сначала, устанавливаются в разделе “Настройки компании”.

Если там поменять эти права, новые права будут распространятся только на новых сотрудников, а для старых - не поменяются.

Советуем аккуратно выдавать права на раздел “Участники”, потому что пользователь сможет добавить себя в любые группы и к любым функциям.

На этом пока все, настраивайте группы, разграничивайте права, ведь так работать в Кайтене станет еще удобнее и проще. И пусть ваша вселенная только расширяется!