Как 3D-Tech компания Kwambio делает процесс производства дизайнерской керамики прозрачным и эффективным при помощи Kaiten


Наш клиент — компания Kwambio — производит штучные дизайнерские изделия из керамики. Это могут быть предметы декора, чашки удивительной формы, вазы, шкатулки, трубки и даже уникальные керамические скворечники для Нью-Йоркского парка. Обычно Kwambio выполняет заказы либо на одно изделие в уникальном дизайне, либо на небольшую партию одинаковых предметов.

Александр Старовит, СОО в Kwambio, рассказал нам, почему компания выбрала Kaiten в качестве системы управления производством, как проходило внедрение нового инструмента и какие из его функций оказались самыми полезными.

Путь от обычной whiteboard к системе управления производством Kaiten

В первые дни после запуска производства ребята из Kwambio пользовались обычной магнитной доской. На доске обозначили стадии работы и клеили туда стикеры с названиями изделий.

Так выглядела самая первая система управления производством

Так выглядела самая первая система управления производством

Но через несколько дней стало ясно, что этого мало. Заказов появлялось все больше, места на доске уже не хватало. Поэтому пришлось искать онлайн-инструменты, которые можно масштабировать и настраивать под себя.

Excel в Kwambio решили не пробовать — это слишком грубый инструмент, и там нельзя настроить взаимосвязи между объектами. Trello не хватало гибкости, а изделия в карточках было трудно идентифицировать. Jira не подошла из-за чрезмерной детализации. В итоге выбрали Kaiten.

Kaiten оказался с одной стороны понятным, а с другой — мощным инструментом. Он работает с необходимыми программами, легко настраивается, позволяет создавать вложенные доски.

Александр Старовит

Как внедряли Kaiten в рабочие процессы Kwambio

Перед началом работы мы с руководителями Kwambio созвонились в Скайпе и обсудили, что требуется от Kaiten. Наш клиент хотел во всех подробностях отслеживать, что происходит на производственной линии. А для этого идеально подходят вложенные доски.

К тому моменту в Kwambio уже разработали дорожные карты для процесса производства. Эти роадмапы в деталях показывают весь процесс — от получения заказа до отправки готового изделия заказчику. Поэтому не надо было ничего выдумывать, оставалось перенести все этапы и их очередность на канбан-доски.

Дальше началось самое интересное. Всю информацию распределили в карточках по трем вложенным доскам. Каждый уровень вложенности соответствует типу пользователей, которые работают с Kaiten. Вот как это выглядит.

Трехуровневая структура производственного процесса

Трехуровневая структура производственного процесса

«Заказы»: доска первого уровня для отдела продаж.

Что в карточке:

  • информация о заказчике
  • количество разных типов изделий в заказе
  • дата сдачи всего заказа (соответствует дате сдачи самой «поздней» дочерней карточки)

А для типов изделий создали дочерние карточки на доске уровнем ниже — «Модели».

«Модели»: доска второго уровня для администрации производства.

Что в карточке:

  • данные о количестве и параметрах однотипных изделий
  • информация, нужная для производства изделий согласно конкретной модели
  • дата сдачи однотипных изделий (тоже соответствует дате сдачи самой «поздней» дочерней карточки)

Сами изделия отображаются в виде дочерних карточек на вложенной доске — «Изделия».

«Изделия»: доска третьего уровня для сотрудников производства.

Карточки на этой доске — самые подробные. В них указаны все данные для производства конкретного изделия. Именно исходя из срока выполнения этих карточек сотрудники рассчитывают срок сдачи всего заказа.

«Изделия» на доске Kaiten

«Изделия» на доске Kaiten

На каждый пост производственной линии в Kwambio поставили ноутбук. В ноутбуке ответственный сотрудник открывает Kaiten и регистрирует все события: когда изделие ушло на формовку, когда его передали на обжиг. Задача этого сотрудника — вовремя перемещать карточки между колонками доски «Изделия».

С какими трудностями столкнулись при внедрении

Сперва сотрудники не хотели фиксировать в программе каждое действие. Им казалось, что уж лучше еще поработать, чем тратить время на перетаскивание карточек по доскам.

Эту проблему решили, разделив управление процессом на производственных участках. Лидер каждого отдела стал ответственным за происходящее на своем участке. Он лично отвечал за то, чтобы сотрудники вносили информацию в Kaiten — разъяснял, зачем это надо и почему не стоит лениться.

Из этого мы вынесли урок: для успешной работы инструмента нужно, чтобы сотрудники четко понимали его назначение и видели ту выгоду, которую он приносит.

Александр Старовит

А выгода была серьезной — теперь все сотрудники точно знали, что они должны делать в любой момент времени и как их работа над конкретной задачей влияет на других участников производства. Все это — без потери времени и дополнительной бумажной работы.

Как Kaiten используют в Kwambio сейчас

Сейчас заполнение карточек на досках привели к единому стандарту. Клиент обращается в компанию — и менеджеры-продажники уже на этапе переговоров начинают заполнять карточку на доске «Заказы», чтобы не терять время. Если переговоры приводят к сделке — в производство поступают карточки, уже пригодные для работы. Их надо только «разбить» на единичные изделия в дочерних карточках.

В Kwambio часто приходится вносить изменения в проекты. Это удобно делать внутри материнской карточки на доске «Заказы» или «Модель». При создании дочерней карточки в нее переходит вся информация из материнской, поэтому править дочерние карточки по отдельности не надо. Например, при работе с любой из 50 карточек на доске «Изделия» можно посмотреть, какие решения были приняты в карточке на уровне «Модели» и почему.

Наша производственная линия — это непрерывный поток единичных изделий, поэтому мы так ценим гибкость Kaiten. В системе можно выстраивать не просто классические канбан-доски, а сложные каскады из досок и вложенных в них пространств.

Александр Старовит

Какие функции и отчеты оказались самыми полезными

Для Kwambio очень важно, чтобы к карточкам можно было добавлять обложки. Сотрудникам проще идентифицировать изделия по изображению на обложке, а уже после открывать карту для уточнения подробностей. Специально для клиента мы внедрили эту функцию.

Рабочее пространство с обложками карточек

Рабочее пространство с обложками карточек

Еще одна классная функция — автоперемещение материнской карточки в колонку «Готово», когда все дочерние карточки достигли этой колонки на доске низшего уровня. Когда заказ выполнен — отдел продаж сразу об этом узнает из доски «Заказы». И не надо углубляться в доски с моделями и производством изделий.

Чтобы автоматизировать перемещение карточек в «Готово», нужно просто активировать соответствующее правило

Чтобы автоматизировать перемещение карточек в «Готово», нужно просто активировать соответствующее правило

Из отчетов самыми полезными оказались «Контрольный график», «Пропускная способность» и «Спектральная диаграмма».

С помощью «Контрольного графика» Kwambio отслеживает долю изделий, которые изготовлены точно вовремя. Это самый важный показатель, ведь в Kwambio работают по методологии «точно вовремя» (JIT).

Контрольный график Kwambio

Контрольный график Kwambio

График «Пропускная способность» помогает выявить узкие места в производстве — те, где скапливается много незаконченных изделий в очереди на процесс.

Отчет по пропускной способности Kwambio

Отчет по пропускной способности Kwambio

На основании данных этого графика в Kwambio решают, выставлять ли WIP-лимиты (ограничения по числу незавершенных задач) или увеличить пропускную способность производственного звена.

«Спектральная диаграмма» помогает спрогнозировать среднее время выпуска готового изделия. Еще один полезный показатель на этом графике — вероятность выпуска продукта. Благодаря этому показателю можно назвать примерный срок выполнения будущих заказов, опираясь на прежний опыт.

Спектральная диаграмма Kwambio

Спектральная диаграмма Kwambio

Какие задачи помог решить Kaiten

Система управления производством выполняет все основные задачи, поставленные Kwambio:

  • помогает визуализировать поток производственных процессов
  • дает возможность быстро реагировать на изменения производственных возможностей и требований заказчиков
  • помогает актуализировать сроки сдачи и отслеживать изменения в этих сроках

К тому же Kaiten позволяет понять, когда приходит время масштабировать производство. Дело в том, что при помощи инструментов Kaiten можно измерить пропускную способность. Если производственные мощности загружены полностью, а увеличить количество выпускаемой продукции невозможно — это сигнал о том, что пора менять структуру производственных процессов или масштабироваться.

Совет от Kwambio тем, кто только начинает использовать Kaiten

Будущим пользователям надо понимать: с Kaiten, как и с любым другим инструментом, нужно поработать какое-то время, прежде чем уровень удовлетворенности от использования перевесит желание бросить его и попробовать что-то другое. Хорошая новость — время настройки Kaiten под потребности компании гораздо ниже, чем у аналогичных сервисов.

Александр Старовит