Управление потоком, вместо диаграмм Гантта


Это вторая из трех статей в цикле про диаграмму Гантта.

В первой, мы рассмотрели некоторые проблемы, из-за которых диаграмма теряет свою полезность для управления проектами в сферах интеллектуального труда.
В этот раз, мы предложим решение, что делать, если проекты остались, нужно прогнозировать сроки, балансировать нагрузку и растить бизнес.
В третьей и последней статье, мы дадим пошаговую инструкцию, как именно перейти от Гантта к вытягивающей системе, с минимальным дискомфортом.


Процесс

Прежде чем управлять проектами, давайте рассмотрим рабочий процесс нашей команды. Обычно, это выглядит примерно так: есть несколько компетенций, необходимых для выполнения проектов, в команде есть один или несколько сотрудников каждой компетенции. Проект это некий, часто большой, набор задач относящихся к этим компетенциям. Как мы уже обсуждали в предыдущей статье, помимо проектов, у команды могут быть мелкие срочные задачи и просто текучка.

Как мы привыкли работать

Руководитель проекта следит за загрузкой специалистов, назначает задачи, в зависимости от свободных ресурсов и корректирует план, если где-то поехали сроки. Это “проталкивающая система”, мы проталкиваем конкретные задачи в конкретные сроки, конкретным сотрудникам. На самом деле, часто есть еще и “неофициальные” задачи, которые попадают к сотрудникам не от руководителя проекта, а от директора, соседа по столу, ассистента департамента по маркетингу и других коллег. Ситуации бывают разные.

У такой системы есть несколько проблем. Проталкивая работу в конкретный день, конкретному исполнителю, мы, часто того не замечая, провоцируем его брать сразу несколько задач на себя одновременно (о том, почему это плохо, будет отдельная статья). Также, такая система нуждается в ручном контроле. Если руководитель проекта внезапно заболеет, сроки поедут и в команде начнется хаос.

Переходим к вытягивающей системе

Вытягивающая система отличается от проталкивающей тем, что нам не нужно заранее назначать точные даты начала и исполнителя каждой задачи. Вместо этого, мы создаем очередь из задач, из которой специалисты вытягивают задачи, как только закончили предыдущую работу. Работа руководителя проекта никуда не исчезает, но вместо того, чтобы двигать сроки, он управляет приоритетами и буферами (запасом задач в очереди). Приоритеты гарантируют, что сверху очереди всегда находится наиболее важная задача, а буферы страхуют систему от простоя, если новые задачи задержались или руководитель заболел.

Помимо очереди, вытягивающей системой управляют лимиты на одновременно выполняемую работу (Work-in-Progress, WiP). Лимиты – простой и мощный инструмент, позволяющий наладить стабильный поток законченных задач.

Доска с задачами отдела Маркетинга

Возвращаемся к проектам

Так как же нам управлять нашими проектами, предсказывать сроки и всегда быть в курсе дела используя вытягивающую систему? Давайте визуализируем поток технически задач вашей команды в виде доски, как показано выше. Это вся работа, как проектная, так и текучка.

Каждая карточка – отдельный рабочий элемент, некая задача, которую нам необходимо выполнить. Колонки – статусы, через которые должна пройти каждая задача.

Теперь, мы можем собирать статистику и предсказывать, с какой скоростью наши специалисты превращают задачи из очереди, в полезные результаты в правой колонке. Разделив задачи по типам, мы можем также собрать статистику отдельно по проектным задачам, на основе этих данных, мы будем прогнозировать сроки. Теперь визуализируем на отдельной доске крупные бизнес-задачи по нашему проекту, здесь мы будем видеть наш прогресс понятным для бизнес-заказчика образом.

Задачи бизнес-уровня

Связав технические задачи с бизнес-задачами, мы получим сквозной контроль на всех уровнях управления.

Задачи технического уровня

В любой момент времени мы можем увидеть:

  • Какой процент работы по проекту выполнен
  • Какие не закрытые задачи по проекту самые важные
  • Какой процент задач поступающих в команду относится к проекту, а какой – нет

Без необходимости передвигать точки на диаграммах, каждый раз, когда поехали сроки, мы можем с заданной точностью прогнозировать:

  • Когда будут завершены все задачи по проекту
  • Когда будет завершена конкретная задача
  • Как необходимо изменить соотношения проектные задачи / текучка, чтобы завершить проект вовремя
  • Многие другие показатели

Контроль

Часто, гибкие подходы критикуют за отсутствие понятного механизма контроля. Как нам вовремя узнать, что мы затянули выполнение задачи и теперь отстаем? Гантт показывает это с помощью дат начала и конца каждой вехи, вытягивающая система позволяет ответить на этот вопрос, используя графики и статистику.

Отслеживая время выполнения каждой задачи, мы можем отслеживать каждый случай, когда работа заняла сильно больше времени и вовремя принимать меры.

Статистика закрытия задач

Тонкости вытягивающей системы

Вытягивающая система, обычно, подразумевает, что специалисты одной компетенции из команды берут всегда наиболее приоритетную задачу из очереди, таким образом, вы не знаете, кто возьмет конкретную задачу. Мы рекомендуем данный подход, потому что он позволяет делать поток максимально равномерным и не останавливаться, если кто-то из сотрудников заболел, затормозил с задачей, ушел в отпуск или уволился. Однако, бывают ситуации, когда назначение отдельных людей на конкретные задачи оправдано, например, крайне критичный функционал в системе безопасности, который можно доверить, только конкретному эксперту – ничего страшного, вытягивающая система работает и тут.

Визуализируйте поток задач этого сотрудника на доске в отдельную дорожку, отдельную доску, либо, если такой работы не много, просто назначайте его на конкретные задачи. Главное не проталкивать работу нарушая WiP-лимиты, это всегда нарушает стабильность.

Иногда бывают ситуации, когда работа настолько важная, что надо “все бросить и делать именно это”, да, авралы бывают, да их надо обрабатывать. Чтобы такие случаи не нарушали стабильность вашей вытягивающей системы, выделите отдельную дорожку под срочные задачи, но сделайте на нее лимит (например “не более одной срочной задачи одновременно”), без лимита, мы быстро придем к ситуации “все задачи срочные”, а если всё срочно, значит срочность ничего не значит ;)

Заключение

Вытягивающая система и визуализация потока работы на досках, позволяет вам сделать координацию проекта управляемой и понятной, вытягивающая система берет на себя все изменения, задержки и анализ данных, в каждый момент времени вы видите истинную суть дела. Иногда, эта информация огорчает, но лучше видеть негативную реальность и вовремя реагировать, чем позитивную галлюцинацию, и сталкиваться потом с просроченными дедлайнами.

Мы еще подробно рассмотрим подходы к оценке сроков, на основе статистики, отдельно поговорим про организацию стабильного потока задач, с помощью классов сервиса и дадим много полезных инструментов, ну а следующая статья, будет пошаговой инструкцией, как именно перейти от работы с Ганттом к вытягивающей системе.
Подпишитесь на наш канал в Telegram, чтобы не пропустить.

Желаем вам успешных проектов!